W arbitrażu międzynarodowym rozprawy online są standardem. W czasie pandemii COVID-19 wszystkie duże instytucje arbitrażowe, np. ICC w Paryżu czy warszawski Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej, promują właśnie taki sposób prowadzenia postępowań – bez papierowych doręczeń, z wideokonferencją zamiast tradycyjnego posiedzenia. W polskich sądach powszechnych rozpraw online jeszcze nie ma, choć sądy mają już takie możliwości techniczne.
Arbitraż korzysta z wideokonferencji
Pierwszą rozprawę online Sąd Arbitrażowy przy KIG zorganizował na początku kwietnia br. W siedzibie sądu obecny był tylko sekretarz. Arbitrzy, strony postępowania i ich pełnomocnicy łączyli się za pośrednictwem wideokonferencji. Cała korespondencja prowadzona była w formie elektronicznej. Od tego czasu w Sądzie Arbitrażowym przy KIG rozprawy online stały się standardem, elementem zwykłego rytmu pracy – SAKIG dysponuje bowiem narzędziami pozwalającymi zarówno kontynuować rozpoczęte już postępowania, jak i podejmować nowe spory.
W polskich sądach powszechnych, a to jest punkt odniesienia najbardziej oczywisty, rozpraw online jeszcze nie ma, choć sądy w większości od dawna mają już odpowiednie możliwości techniczne. Zdarzało się, i to nawet nierzadko, że sąd prowadząc rozprawę np. w Warszawie łączył się z sądem z innego miasta, by przesłuchać mieszkającego tam świadka. Przepisy przewidują taką możliwość już od września 2016 r. Sęk jednak w tym, że taka rozprawa online wymaga obecności uczestnika w budynku innego sądu, a transmisję przeprowadza się z sądu do sądu.
W listopadzie ub.r. Sąd Najwyższy rozważał (w kontekście osób przebywających zagranicą), czy osoba może wziąć udział w rozprawie, jeżeli przebywa poza sądem – za pomocą „społecznego komunikatora internetowego”. Na tak postawione pytanie odpowiedział negatywnie, wskazując na ograniczenia wynikające z art. 151 § 2 kpc (uchw. SN z 8.11.2019 r., III CZP 13/19). Od dawna mówi się o potrzebie „poluzowania” tych regulacji, to wydatnie przyczyniłoby się do przyspieszenia postępowań sądowych i zmniejszenia zaległości państwowego wymiaru sprawiedliwości, ale na razie to niestety tylko postulaty na przyszłość.
W rezultacie, w czasach pandemii koronawirusa sądy powszechne z istniejących możliwości technicznych w ogóle nie korzystają. Dlaczego? To przede wszystkim kwestia braku właściwych regulacji – przepisy nie zostały jeszcze dostosowane do warunków pandemii.
Sprawnie i oszczędnie
W arbitrażu natomiast mamy narzędzia, za pomocą których możemy łatwo rozwiązać tego typu problemy – są to dodatkowe regulaminy arbitrażowe i dodatkowe opracowania przyjmowane przez instytucje arbitrażowe. Dosyć swobodnie stosowne regulacje może też wprowadzać zespół orzekający (arbitrzy) w danej sprawie, po konsultacjach ze stronami. Takiej swobody nie ma sędzia sądu powszechnego. On prowadzi postępowanie w obrębie przepisów, a tych – jak już ustaliśmy – nie ma.
Jednymi z dokumentów, regulujących szczegóły postępowań arbitrażowych online, są tzw. Protokół Seulski, czy Rekomendacje dotyczące przeprowadzenia rozpraw w formie wideokonferencji, przygotowane przez warszawski Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej. Jakie informacje można znaleźć w tych dokumentach? Np. specyfikacje techniczne dot. przepustowości łącza internetowego, potrzebnej do zapewnienia odpowiedniej jakości transmisji, czy standardy dot. tzw. bezpieczeństwa cyfrowego. Opisany jest także sposób udostępniania dokumentów w czasie rozprawy (w trakcie rozprawy może być przecież potrzebne okazywanie jej uczestnikom różnego rodzaju dokumentów; skoro nie można do siebie podejść czy rozdać kserokopii, to trzeba ten dokument udostępnić w inny sposób).
Czym różni się takie postępowanie od tradycyjnego? Jeśli chodzi o samą rozprawę, to w istocie wygląda ona bardzo podobnie – z tym, że zamiast w stacjonarnej siedzibie sądu znajdujemy się np. we własnym gabinecie czy innym dowolnym miejscu. Żadnych uciążliwych szczególnych przygotowań postępowanie online też nie wymaga. Ma za to wiele zalet. Pierwsza: nie trzeba podróżować. Np. w maju będę arbitrem na rozprawie w SAKIG, w której arbitrzy i strony będą się znajdowali w trzech różnych krajach. Inaczej, mielibyśmy nie lada problem organizacyjny – trudno jest się przemieszczać w sytuacji, gdy połączenia lotnicze i międzynarodowe kolejowe są zawieszone, na granicach wprowadzono ograniczenia, do tego dochodzi konieczność poddania się kwarantannie. Strony jednak bez wahania zgodziły się, że rozprawa online jest tu dobrym rozwiązaniem.
Dzięki rozprawom online nie musimy podróżować, oszczędzamy więc na kosztach podróży, noclegach itp. Oszczędzamy też czas, który w tej podróży byśmy spędzili. Cała logistyka przy rozprawie online sprowadza się do tego, że odpowiednio wcześniej trzeba się zalogować na platformie, na której rozprawa się odbędzie i sprawdzić, czy łącze działa. I już! Zajmuje to kilka minut. Do tego postępowanie jest w stanie toczyć się szybciej. Jeszcze szybciej – bo arbitraż zawsze in plus odróżniał od sądów powszechnych tym, że działa sprawniej. Teraz ta przewaga rośnie jeszcze bardziej.
Kurs cyfryzacji dla całego sądownictwa
Teoretycznie z tego typu rozprawą łączą się też zagrożenia. Słyszeliśmy o hakerach włamujących się do klasy szkolnej online. Ale sądy arbitrażowe i sądy powszechne mogą sobie z tym dość łatwo poradzić. Wymaga to po prostu przede wszystkim wprowadzenia tzw. połączeń szyfrowanych. Pojawia się też zagrożenie związane z poufnością, bezpieczeństwem danych, możliwością dostępu do materiałów przez osoby do tego niepowołane. To także wymaga zastosowania rozwiązań technicznych, w gruncie rzeczy dość powszechnych i łatwo dostępnych.
Dziś większość z nas komunikuje się na co dzień za pośrednictwem Teamsa, Skype’a czy Zooma. Dlaczego nie wykorzystywać takich narzędzi w sądownictwie? Jest to wygodne, bezpieczne i szybkie. Postępowania online, które prowadziłem do tej pory, świetnie się sprawdziły. Z szerszej perspektywy, trudno to też uznać za „nowinkę””. Warto np. przypomnieć, że już w 2002 roku, czyli w czasach epidemii SARS, w krajach najbardziej rozwiniętych technologicznie, sądy przeniosły się do świata wirtualnego. W Hongkongu czy Singapurze przez kilka miesięcy prowadzono rozprawy online. Ale SARS nie stał się pandemią globalną, więc inne kraje nie miały podobnego impulsu. Dziś cały świat choruje na koronawirusa i wszyscy przeszliśmy przyspieszony kurs cyfryzacji. Dlaczego nie zapisać na ten kurs również całego sądownictwa?
Mec. Rafał Morek
Członek Rady Arbitrażowej Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej, arbiter w sprawach, w których odbyły się już posiedzenia online; wykładowca Uniwersytetu Warszawskiego